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Haben Sie Lust, Empfangschefin bzw. Empfangschef in unserem Dortmunder Büro zu werden? Zugegeben, im Moment arbeiten viele Kolleginnen und Kollegen noch regelmäßig im „mobile work at home“ und der Austausch mit externen Gesprächspartnern geschieht nach wie vor eher per Videokonferenz statt im persönlichen Gespräch – da hält sich das „Empfangen“ gerade in Grenzen. Aber wir sind zuversichtlich, dass sich das in absehbarer Zeit wieder ändern wird! Dann haben wir mit über 70 Kolleginnen und Kollegen wieder ein „volles Haus“ und Besucherinnen und Besucher geben sich die Klinke in die Hand (ganz so schlimm ist es nicht, aber es liest sich gut, oder?). Und Sie sind ihre erste Ansprechpartnerin, ihr erster Ansprechpartner: Das „Gesicht“ unseres Büros für unsere Besucher und Gäste sowie zentrale Anlaufstelle für unser Team.

Jetzt wollen Sie natürlich wissen, für wen Sie Ihr Gesicht „hinhalten“ sollen: Wir sind ein sehr kollegiales, aufgeschlossenes und buntes Team u.a. aus Architektinnen und Architekten, Bauingenieurinnen und -ingenieuren, Marketing- und Kommunikationsfachleuten sowie den guten Geistern in der Administration, die wesentlich dazu beitragen, dass der Laden läuft. Neben der Leidenschaft für unsere Arbeit prägen Wertschätzung und gegenseitiger Respekt die Kultur unseres Hauses. Dortmund ist übrigens einer von 10 Standorten von ASSMANN BERATEN + PLANEN in Deutschland. Zusammen sind wir fast 470 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und damit eines der großen deutschen Büros für Architektur und Generalplanung. Sie sind Teil eines jungen und engagierten Empfangsteams, das sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freut und Sie über Ihren Start hinaus gerne und kompetent unterstützen wird. All das in unserem modernen, offenen Empfangsbereich mit einem voll ausgestatteten Arbeitsplatz und BackOffice-Bereich.


Aufgaben

Ihre Aufgaben werden natürlich mehr Themen umfassen als zu „empfangen“. Aber das werden Sie sich bestimmt schon gedacht haben, oder?

Dazu gehören unter anderem:

  • Sie organisieren den gesamten Empfangsbereich und steuern kaufmännische Prozesse wie z. B. die Kassenführung und das Management eingehender Rechnungen
  • Sie pflegen die Unternehmensdaten in Outlook und Excel und unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen (Räumlichkeiten, Verpflegung)
  • Sie haben stets einen Überblick über die Buchung und Verplanung der Besprechungsräume
  • Nicht zuletzt betreuen Sie die Auszubildenden im Bereich des Empfangs und stehen dort mit Rat und Tat zur Seite

und allgemeine Sekretariatsaufgaben, die wir hier nicht alle aufzählen wollen.


Profil
  • Sie haben eine kaufmännische Ausbildung (z. B. als Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder Hotelfachfrau/-mann) erfolgreich abgeschlossen
  • Sie konnten bereits Berufserfahrung am Empfang, als Assistenz oder in einer kaufmännischen Position sammeln
  • Zu Ihren Kenntnissen gehört auch der Umgang mit den MS Office-Programmen mit Schwerpunkt Outlook, Excel und Word
  • Sie sind ein wahres Improvisationstalent, lieben die Arbeit mit Menschen und sind kommunikativ, verbunden mit einem repräsentativen, (stil-)sicheren und freundlichen Auftreten


Wenn Sie das alles jetzt noch mit einer eigenverantwortlichen, organisierten und verlässlichen Arbeitsweise sowie schneller Auffassungsgabe verbinden – dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen!


Wir bieten
  • eine Festanstellung in Vollzeit (40 Stunden/Woche),
  • eine ergebnisabhängige Mitarbeiterprämie (mehr dazu beim persönlichen Kennenlernen)
  • monatliche Mitarbeitervorteile  
  • Mitarbeiterevents
  • betriebliche Altersvorsorge
  • bezahlte Mehrarbeit oder Freizeitausgleich bis zu 10 zusätzlichen „Urlaubstagen“
  • Gesundheitspräventionsprogramm
  • Fortbildungsmöglichkeiten intern und extern

ein Restaurant im und Parkplätze vor dem Haus sowie eine ÖPNV-Haltestelle, fußläufig in 7 Minuten erreichbar. Hatten wir schon von unserem „Esszimmer“ und dem Mitarbeiter-Ruheraum erzählt?

Wenn Sie neugierig auf uns geworden sind, dann schicken Sie uns Ihre Bewerbung mit Unterlagen über Sie und Ihren bisherigen beruflichen Werdegang (plus frühestmöglichen Eintrittstermin und Ihren Gehaltsvorstellungen).